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■電子帳簿保存法とは？

各税法で原則として紙での保存が義務付けられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で、電子データによる保存を可能とすること、および電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は、大きく3種類に区分されています。

①電子帳簿等保存…電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存

例)電子的に作成した貸借対照表・損益計算書をPDF等のデータで保存する

②スキャナ保存…紙で受領・作成した書類をスキャナ文書で保存

例)郵送等により紙で受け取った書類をスキャンしてPDF等のデータで保存する

③電子取引…電子的に授受した取引情報をデータで保存

例)メール等によりデータで受け取った書類をそのままPDF等のデータで保存する

■改正により手続きが緩和されました！

上記の①②については、任意の対応に要件が緩和されました。そのため、対応が必要となるものは、③電子取引に関してとなります。

■建設業の会社が最低限対応すべきことはこれ！

電子取引データ(メールで受領した請求書やECサイト等で発行された領収書)は、データで保存する必要があります。

いつでも書面出力ができる状態の保存や、メールソフト・ECサイトから閲覧できる状態での保存では要件を満たしません。

具体的には、下記2つの要件を満たすシステム(会計ソフト等)へのデータ保存が必要となります。

• タイムスタンプ付与または削除・訂正のログを確認できる状態
• 検索機能を確保している状態

なお、建設業として会社設立したばかりなのでシステムを用意できない場合には、事務処理規定を作成運用したり、PDFのファイル名を統一もしくはExcelにより一覧表を作成することで検索できるようにする必要があります。