電子定款のメリットデメリット
会社設立
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建設業の会社設立時に作成する定款は、書面だけでなくデータで作成することもでき、データで作成した定款を「電子定款」と呼びます。本記事では電子定款とは何か、紙の定款と電子定款との違いやメリット・デメリットを詳しく解説します。
〇電子定款とは
電子定款とは、定款を電子署名付きのPDFファイル形式で作成したものを言います。
以前は紙（文書）でのみ作成されていましたが、平成14年から電子定款も可能となりました。
〇電子定款で会社設立することのメリット
・メリット1 印紙税４万円の納付が不要
紙の定款でなく電子定款なら、印紙税の納付が不要です。印紙税とは、契約書や領収書などの文書に課される税金で、会社設立の際に作成される定款も印紙税の対象となっており４万円の納付が必要となります。
しかし、電子定款はデータを送付するものであり、用紙に書かれた文書の現物を交付するわけではないため、印紙税の対象とはなりません。
この４万円の出費が不要になるというのは、電子定款の大きなメリットです。
・メリット2 定款作成にあたっての手間に違い
電子定款とは言え、例外なく公証役場で認証を受けなければ効力を発揮しません。
ただ電子定款はオンライン申請ができ、その後のやり取りもメールや電話が基本。申請手続きのために公証役場へ複数回足を運ぶ必要がなくなります（対面による本人確認のため1回は公証役場に行く必要あり）。また、紙定款の場合、発起人全員の署名が必要となりますが、電子定款なら代表者のみの電子署名があれば申請可能となっています。
もし発起人が複数いる場合でも全員分の印鑑証明を用意する必要がなくなります。
〇電子定款で会社設立することのデメリット
・デメリット1 専用のソフトや周辺機器が必要
電子定款の作成には、パソコンや文書作成ソフトのほか電子署名ソフトやカードリーダーなどの周辺機器が必要です。作成した定款はデータで送信するため、当然ながら通信環境やセキュリティなども整っていなければなりません。
パソコン以外を一から揃えるとなれば、PDF変換用のソフトとICカードリーダライタだけでも４万円に近い購入費用がかかり、印紙税４万円分の節約のはずが手間も含め場合によってはそれ以上の負担になりかねません。
・デメリット2 申請後のデータ訂正・変更ができない
株式会社の場合、定款を作成したのち、公証役場に提出して認証を受ける必要があります。
定款の記載内容に不備などがあった場合、単なる訂正や些細な修正であれば、紙の場合は窓口で指摘を受け、その場で手書きの訂正を入れることもできます。
一方、電子定款の場合は簡単にデータを変更することはできません。
申請後にデータを訂正・変更したい場合、直した定款に改めて電子署名をし、オンライン申請をやり直すこととなります。完璧な状態で定款を提出しなくてはなりませんが、訂正が発生するケースは実際に多いため、申請前のチェックに細心の注意を払う必要があります。
・デメリット3 申請システムの利用時間が限られている
電子定款の認証申請には、法務省の「登記・供託オンライン申請システム」を利用します。
オンライン申請なら24時間・365日いつでも手続きできるイメージがありますが、実はこのシステムは利用時間に限りがあり平日の午前8時30分から午後9時までしか使えません。
自分で電子定款を作成する場合、この時間制限は大きなデメリットになり得ます。
不明点があっても窓口のようにすぐ聞くことができないため、操作に時間がかかる可能性も高いでしょう。会社設立の準備中、平日の昼間という貴重な時間を取られることになります。
〇電子定款の作成に必要なもの
電子定款の認証で「登記・供託オンライン申請システム」を利用するには、次のようなパソコン周辺機器やソフトなどが必要です。
・電子証明書付きのマイナンバーカード
・電子署名ソフトまたはツール
・ICカードリーダライタ
・利用者クライアントソフト
・申請用総合ソフト
・電子署名プラグインソフト
ソフトウェアに関しては、インストールしないとエラーで操作が進めなくなるので注意が必要です。
〇電子定款は専門家に代行依頼が可能
紙の定款も電子定款も、作成や認証の手続きは弁護士か司法書士、行政書士に代行してもらうことができます。電子定款の作成を専門家に依頼すれば、一から調べてあらゆる準備をする手間も時間も省けるほか、ストレスもかなり減らせます。
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